Diagnóstico del sistema control interno en la empresa provincial mantenimiento y construcción del poder popular Cienfuegos (página 2)
Nuevos conceptos de Control
Interno (1999), la actual definición del Control Interno
emitida por The Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commissión de los Estados Unidos de
Norteamérica, a través del documento denominado
"Control Interno-Marco Integrado" mejor conocido como el Modelo de
Control COSO, amplia el concepto de la
siguiente manera: "…un proceso
efectuado por el Consejo de Administración, la dirección y el resto del personal de una
entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado
de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos
dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones
Fiabilidad de la información
financiera
En Cuba, en
la(Estado, 2003)
Resolución Económica del V Congreso del Partido
Comunista se señala: "…En las nuevas condiciones en que
opera la economía, con un mayor grado de descentralización y más vinculados a
las exigencias de la competencia
internacional, el control oportuno y eficaz de la actividad
económica es esencial para la dirección a cualquier
nivel…" y más adelante se precisa "…Condición
indispensable en todo este proceso de transformaciones del
sistema
empresarial será la implantación de fuertes
restricciones financieras que hagan que el control del uso
eficiente de los recursos sea
interno al mecanismo de gestión
y no dependa únicamente de comprobaciones externas
…".
La dirección del Gobierno a
través de las Ministerios de
Finanzas y
Precios y de
Auditoría de Control conjuntamente con
otros Órganos del Estado, ha desarrollado un constante y
sostenido trabajo para
consolidar el Control Interno. El estudio de la situación
actual de esta actividad reconoce la ausencia en el país
de una definición común de Control Interno que
responde a los intereses de todas partes y facilite la
comunicación o unificación de expectativas.
Dentro de las medidas aprobadas para el fortalecimiento de esta
actividad se acordó instruir, al Comité de Normas Cubanas de
Contabilidad,
para que estableciera el concepto de Control Interno acorde con
las condiciones de la economía cubana para su
aplicación. Así surge la (Precios., 2003)
Resolución No. 297 del 2003 del Ministerio de Finanzas y
Precios, que expresa cómo el Comité de Normas
Cubanas de Contabilidad estableció el concepto de Control
Interno acorde con las condiciones de la economía cubana
para su aplicación en todas las entidades del país,
además de plantear que las características
generales de Control Interno son:
• Es un proceso, es decir, un medio para lograr un
fin y no un fin en sí mismo.
• Lo llevan a cabo las personas que actúan
en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de
organización y procedimientos.
• En cada área de organización, la
persona
encargada de dirigirla es responsable por el control interno de
acuerdo con los niveles de autoridad
establecidos, en su cumplimiento participan todos los
trabajadores de la entidad independientemente de categoría
ocupacional que tenga.
• Debe facilitar la consecución de objetivos
en una o más de las áreas u operaciones en
la
empresa.
• Aporta un grado de seguridad razonable, en
relación con el logro de los objetivos fijados.
La referida Resolución define al Control Interno
como "el proceso integrado a las operaciones efectuado por la
dirección y el resto del personal de una entidad para
proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos
siguientes:
Confiabilidad de la información,
Eficiencia y eficacia de las operaciones,
Cumplimiento de las leyes, reglamentos y
políticas establecidas,Control de recursos de todo tipo, a
disposición de la entidad".
El objetivo de un
Sistema de Control Interno es proveer una razonable seguridad, de
que el patrimonio
esté resguardado contra posibles pérdidas o
disminuciones originadas por los usos y disposiciones no
autorizadas, y que las operaciones o transacciones estén
debidamente autorizadas y adecuadas o apropiadamente registradas,
a fin de permitir o asegurar:
El Control Interno pretende:
• Aumentar la probabilidad
de realización de los objetivos.
• Reducir o prevenir los riesgos.
• Disminuir las sorpresas en los procesos.
• Asegurar la credibilidad de la información.
• Cumplir las leyes y
normas.
• Rendir cuentas.
Importancia del Control Interno:
• Es un instrumento eficaz para lograr la eficiencia y
eficacia
organizacional.
• Se amplia el espectro del clásico Control
Interno, al abarcar no solo aspectos contables.
• Introducen nuevas cuestiones que aportan
elementos generalizadores para la elaboración de los
Sistemas de
Control Interno en cada Entidad. (Ver cuadro 1.1)
Aunque el antes mencionado presenta
limitaciones como son:
• En el desempeño de los controles pueden cometerse
errores como resultado de interpretaciones erróneas de
instrumentaciones, errores de juicio, descuido,
distracción.
• El concepto de seguridad razonable está
relacionado con el reconocimiento explícito de
limitaciones inherentes del Control Interno.
• Las actividades de control dependientes de la
separación de funciones, pueden
ser burladas por la confabulación entre empleados, es
decir, ponerse de acuerdo para dañar a
terceros.
• La extensión de los controles adoptados en
una organización también está limitada por
consideraciones de costo, por lo
tanto, no es factible establecer los controles que garanticen una
seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.
Diagnóstico
del sistema control interno
Un sistema de control interno es un conjunto de medidas
que toma la
organización con el fin de:
Proteger sus recursos contra el despilfarro, el
fraude o el uso ineficiente.Asegurar la exactitud y la confiabilidad de los
datos de la contabilidad y las operaciones
financieras.Asegurar el cumplimiento de las políticas
normativas económicas de la entidad.Evaluar el desempeño de todas las divisiones
administrativas y funcionales de la entidad.
El Control Interno consta de cinco (5) elementos,
interrelacionados, derivados de manera como la
administración realiza los negocios y
están integrados al proceso de administración, estos son:
1. Ambiente de
Control: fija el tono de la entidad al influir en la conciencia
personal, es la base para el desarrollo de
los demás componentes, define al conjunto de
circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad, fija el
tono de la entidad y sobre todo prevé la disciplina a
través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento
del personal en su conjunto.
2. Evaluación
de Riesgos: el Control Interno ha sido pensado esencialmente
para limitar los riesgos que afectan las actividades de las
organizaciones. A través de la
investigación y análisis de los riesgos relevantes y el
punto hasta el cual el control vigente los neutraliza, se
evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe
adquirirse un conocimiento
práctico de la entidad y sus componentes de manera de
identificar los puntos débiles, tanto en los niveles de la
organización (internos y externos) como de la
actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la
evaluación de riesgos. Si bien aquellos no son un
componente del Control Interno, constituyen un requisito previo
para el funcionamiento del mismo.
3. Actividades de Control: están
constituidas por los procedimientos específicos
establecidos para el cumplimiento de los objetivos, orientados
primordialmente hacia la prevención y
neutralización de los riesgos.
Las actividades de control se ejecutan en todos los
niveles de la organización y en cada una de las etapas de
la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa
de riesgos, conociendo los riesgos, se disponen los controles
destinados a evitarlos o minimizarlos.
En muchos casos, las actividades de control pensadas
para un objetivo suelen ayudar también a otros: los
operacionales pueden contribuir a los relacionados con la
confiabilidad de la información financiera, estas, al
cumplimiento normativo, y así sucesivamente.
4. Información y Comunicación:
así como es necesario que todos los agentes conozcan el
papel que les corresponde desempeñar en la entidad
(funciones, responsabilidades), es necesario que cuenten con la
información periódica que se debe manejar para
orientar las acciones hacia
el mejor logro de los objetivos; los sistemas de
información permiten identificar, recoger, procesar y
divulgar datos relativos a
los hechos o actividades internas y externas y funcionan muchas
veces como herramientas
de supervisión. No obstante resulta importante
mantener un esquema de información acorde con las
necesidades.
Es evidente que la comunicación es inherente a los sistemas de
información por lo que debe existir una buena
comunicación tanto interna como externa que favorezca el
flujo de toda información necesaria, en ambos casos
importa contar con medios
eficaces, dentro de los cuales están los manuales de la
política,
memorias;
entre otros.
5. Supervisión y Monitoreo: incumbe a la
dirección la existencia de una estructura de
Control Interno idónea y eficiente, así como su
revisión y actualización periódica para
mantenerla en un nivel adecuado. Procede la evaluación de
las actividades de control de los sistemas a través del
tiempo, pues
toda organización tiene áreas donde los mismos
están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone
directamente su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o
resultaron inaplicables.
Las causas pueden encontrarse en los cambios internos y
externos a la gestión que, al variar las circunstancias,
generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el Control Interno funcione
adecuadamente, a través de dos modalidades de
supervisión: actividades continuas o evaluaciones
puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades
normales y recurrentes que, ejecutándose en tiempo real y
arraigadas a la gestión, generan respuestas
dinámicas a las circunstancias sobrevivientes.
Teniendo en cuenta lo antes mencionado se procede a
efectuar un diagnóstico en la subdirección de
economía a través de los componentes del Sistema de
Control Interno con el objetivo de identificar los riesgos
asociados a los objetivos en el área estudiada.
Ambiente de Control
Existe un ambiente de control adecuado que posibilita
las actividades de control. La estructura organizativa es
adecuada al tamaño del área y responde a las
funciones asignadas. Correcta promoción de los recursos
humanos necesarios. Existe un acertado estilo de
dirección y el nivel de competencia esta reflejado por
el
conocimiento y las habilidades que poseen los trabajadores
para llevar a cabo las tareas de cada puesto de trabajo
realizándose planes de capacitación del personal que permite una
mayor eficiencia de los trabajadores del área. Todas las
disposiciones legales y procedimientos se encuentran presentes
ante cualquier decisión del órgano directivo del
área y de la entidad, así como las resoluciones y
acuerdos tomados por los trabajadores. Se dan a conocer las
medidas correctivas del área en cada subsistema. Se
profundiza en el nivel de competencia profesional. Se
confeccionan manuales de organización y funciones. Se
aplican métodos de
supervisión de la acción
y los resultados por parte de la dirección del
área. Se da a conocer el comité de control
integrado por la máxima dirección.
Evaluación de riesgos y Actividades de
Control
Se define las siguientes actividades para la
subdirección de economía, las mismas están
relacionadas en el mapa de procesos de la entidad. Teniendo en
cuenta estas actividades se formulan los riesgos en el
cumplimiento de los objetivos relacionados con ellas
(operaciones, financieros y de cumplimiento), a partir de
aquí se establece los riesgos y las actividades de control
a desarrollar para eliminar y/o minimizar estos. También
tener en cuenta que la probabilidad puedes ser cualitativa y
cuantitativa. Hay riesgos que son difíciles de cuantificar
pero esto no significa que se puedan calificar, estimar o valorar
aunque de forma cualitativa.
Objetivo No. 1 Mantener seguro el
área de la caja
Riesgos:
Liquidación de los anticipos fuera de
fecha.Falta de seguridad en el área.
Perdida de efectivo de la caja.
No elaboración de expedientes para sobrantes
y faltantes.
Actividades de control
Verificar que los anticipos para gastos de viajes y
los vales para gastos menores se liquiden en el
término establecido.La caja fuerte debe estar en un lugar apropiado y
seguro.El cajero es el único que posee la
combinación de la caja fuerte y una copia de la
combinación en un sobre lacrado en poder de la
dirección.El cajero tiene que tener firmada el acta de
responsabilidad material por la custodia del efectivo
depositado en caja.En los registros contables del efectivo se
prohíbe el acceso al cajero.Se deposita diariamente el efectivo.
El total de efectivo depositado en caja se tiene que
arquear por lo menos una vez al mes, de forma
sorpresiva.Chequear el subsistema de caja y banco de forma
sistemática.Por cada faltante o sobrante de los recursos
monetarios detectados se elabora inmediatamente el expediente
correspondiente.
Objetivo No. 2 Controlar las operaciones que se
realizan en el banco
Riesgos
Emisión de cheques en blanco.
Falta de control en documentos valorados como son
facturas y conduces.No realizar conciliaciones bancarias.
Actividad de control
Chequear el subsistema de caja y banco de forma
sistemática.Tener un control adecuado sobre los talonarios de
cheques en blanco.Verificar que se concilien mensualmente y dejar
evidencia de las conciliaciones de todas las cuentas de
Efectivo en Banco.
Objetivo No.3 Verificar la correcta
confección y pago de las nominas
Riesgos
No estar firmada por la personas
autorizadas.Que el documento de autorizo no este
correctamente llenado.Descuentos indebidos.
Pagos indebidos.
Que no reflejen las nominas el numero
de cheques.No control del reintegro.
Actividad de control
Chequear el subsiste de nominas
según el SNC de forma sistemática.Solicitar modelos de autorizos y que no
presente ningún error.
Objetivo No. 4 Salvaguardar el Activo Fijo
tangible de pérdidas y
extravíos
Riesgos
Perdida de Activo Fijo
Tangible.No elaboración de los
expedientes correspondientes a las
pérdidas.No elaboración de documentos
establecidos por los traslados internos, Altas y
bajas.
Actividad de control
Contabilizar las altas, bajas, movimientos internos
enviados a reparar, ventas.En caso de los activos dados de baja se especifica
en el modelo correspondiente el destino final.Que cada responsable de área tengo firmada el
alta de responsabilidad material de los activos fijos bajo su
custodia.Que se cuente con la información
indispensable de estos bienes para su correcta
identificación.Realizar mensualmente el chequeo del 10 % de los
Activos Fijos Tangibles.Efectuar el conteo físico de los AFT al
producirse la sustitución del responsable en el
área.Que los controles de los AFT se encuentren
actualizados en las áreas y en el área
contable.
Objetivo No.5 Mantener los cobros y pagos en el
periodo establecido
Riesgos
No conciliar las cuentas por cobrar y
pagar.No conciliar los cobros y pagos
anticipados.Utilización de modelos no
establecidos en el SNC.Saldo envejecidos.
No realizar y exigir el reconocimiento
de saldos establecidos.
Actividad de control
Efectuar con las entidades deudoras la
conciliación de las deudas envejecidas.Realizar gestiones para que las empresas deudoras
nos paguen.Reducir el tiempo de permanencia de los saldos de
las cuentas por cobrar.Mantener actualizadas el registro de proveedores y
el de las cuentas por cobrar.
Objetivo No. 6 Permanente control del uso y
destino de la divisa
Riesgos
Gastos por encima del presupuesto
aprobado.Realizar compras no aprobadas por la
comisión.
Actividad de control
Chequear el cumplimiento estricto del presupuesto
aprobado para las compras en divisas.Realizar mensualmente la reunión de la
comisión de divisa.Informar al consejo de dirección el uso y
destino de la divisa.
Objetivo No.7 Elaborar correctamente los contratos
económicos
Riesgos
Incumplimiento de las cláusulas que provocan
afectaciones a la entidad.Favorecer a personas y entidades con perdidas para
el estado.Incumplimiento de precios y tarifas.
Actividad de control
– Controlar con profundidad cada contrato firmado
en el comité de contratación.
Objetivo No. 8 Definición de las labores
de los miembros del área contable.
Riesgos
– No delimitación de los riesgos de las funciones
del personal que garantice la no continuidad de las
operaciones.
Actividad de control
– Definir correctamente los contenidos de
trabajo de cada persona.
Objetivo No.9 Verificar que los pagos a privados
estén en correspondencia
Riesgos
– Realizar pagos a privados por encima de los
establecidos y sin exigir la documentación requerida.
Actividad de control
– Revisar los pagos de autorizos los que realmente sean
justificativos.
Objetivo No.10 Controlar las entradas y salidas del
almacén
Riesgos
Recibir y dar salidas a
mercancías o productos sin el pesaje
correspondiente.Productos en el almacén sin
tarjeta.
Actividad de control
Recibir la certificación del
pasaje ya sea con medios propios o ajenos.Realizar inventarios en la fecha
correspondientes.
Objetivo No. 11 Mantenerse libre de sobrantes y
faltantes.
Riesgos
No se cumplen las medidas de
seguridad.No contar con el personal
idóneo.
Actividades de Control
Chequear los expedientes de forma
sistemática.Cancelar los expediente según lo
establecido en las resoluciones al respecto.Aplicar la responsabilidad material en caso de
faltantes de acuerdo con lo regulado por el Decreto Ley
92-86.
Objetivo No. 12 Control y registro oportuno
de los costos
Riesgos
No registrar los costos por obra
Actividad de Control
Aplicar el programa de costo es todas
las agrupaciones y centros, así como analizar los
resultados.Información y
comunicación
Existe un ambiente adecuado que posibilita la
información y comunicación. Las vías de
comunicación son suficientes para que los trabajadores del
área puedan aportar sus recomendaciones de mejoras. Se les
suministran a los jefes del área de economía las
informaciones necesarias para cumplir sus responsabilidades y
existen mecanismos para conocer tanto información interna
como externa, pero se necesita diseñar un plan de seguridad
informática y certificarlo. Implantar medios de
comunicación internas. Poseer canales de
comunicación que permitan hacer llegar las sugerencias de
los trabajadores, para que los mismos conozcan sus
responsabilidades sobre el control de sus actividades. Contar con
un proceso de comunicación abierto, multidireccionado,
capaz de transmitir información relevante, confiable y
oportuna. Diseñar el flujo informativo ya que es
importante para la toma de
desiciones.
Supervisión y
monitoreo
Se pudo comprobar que existe un adecuado procesamiento
de las deficiencias detectadas tanto por evaluaciones internas
como externas. Aunque se sugiere aplicar cotidianamente los
controles y dejar constancia de los mismos. Además de
utilizar técnicas
de evaluación de control interno. Cumplir con las
recomendaciones realizadas por los auditores internos y velar por
el correcto funcionamiento de los subsistemas de caja, banco,
medios de rotación, nóminas y
AFT.
Conclusiones
Al término del presente trabajo se puede arribar
a las siguientes conclusiones:
1. En las condiciones actuales en que la
economía avanza con mayor grado de
descentralización y competitividad, es necesario
implantar un sistema de control interno más eficiente
y eficaz, en todas las direcciones a cualquier nivel,
lográndose sólo cuando se garantice que el
control del uso eficiente de los recursos sea una tarea
interna al mecanismo de gestión y no dependa
únicamente de las comprobaciones externas que se
reciben.2. Se necesita rediseñar el sistema de
control interno para que responda a la organización y
esté en función del cumplimiento de los
objetivos y metas de la misma.3. El diagnóstico efectuado
permitió detectar que:
Los riesgos no se encuentran
identificados.No se ha realizado el mapa de riesgo en la
entidad.El análisis de los riesgos no es analizado
con profundidad.No están definidos los objetivos de
control
Recomendaciones
1. Rediseñar el sistema de control
interno existe en la empresa provincial mantenimiento y
construcción.2. Tener en cuenta los riesgos detectados en el
trabajo, así como las actividades de
control.3. Realizar el mapa de riesgo de la
entidad.4. Crear un Comité de Control, ya que
dos personas aunque muy competentes se les hace
difícil poder supervisar a una empresa con tal
dimensión.
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Autor:
Lic. Oreibys I. Chaviano Duarte
Profesor del Departamento de Contabilidad
Universidad de Cienfuegos, Cuba
2009
Datos del Autor:
Lic. Oreibys I Chaviano Duarte. Licenciado
en Contabilidad y Finanzas. Profesor
Instructor del Departamento de Ciencias
Contables de la Universidad de
Cienfuegos. Cuba.
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